O RH controla férias em planilha. O financeiro exporta dados para o Excel antes de apresentar qualquer número ao board. O gestor pede um relatório e espera dois dias para receber um arquivo montado manualmente por alguém.
E o ERP, que custou tempo e dinheiro para ser implantado, está lá, ligado, com usuários logados todos os dias, sem entregar nada disso.
Esse cenário tem um nome preciso: subutilização do ERP.
O problema que ninguém mede
A subutilização do ERP é, por natureza, um problema oculto.
O sistema está instalado, os usuários têm acesso, os processos básicos funcionam. Do ponto de vista de TI, tudo parece em ordem.
Do ponto de vista do gestor de negócio, a sensação é de que o sistema existe mas não resolve.
Segundo levantamento da B2B Stack com base em cerca de 19 mil avaliações de usuários corporativos de software, módulos pouco acessados, uso concentrado em poucas funções e licenças ociosas são os sinais mais frequentes de descompasso entre o que foi contratado e o que é realmente utilizado.
Em muitos casos, áreas diferentes passam a buscar soluções paralelas para resolver demandas que o ERP já deveria cobrir.
O resultado é uma operação mais fragmentada, com excesso de ferramentas e baixa padronização de processos. E o mais crítico: o sistema começa a ser percebido como limitado, quando na verdade está sendo mal aproveitado.
Para o gestor, isso tem um custo duplo. O custo direto do investimento em uma ferramenta que não entrega seu potencial. E o custo indireto de uma operação que continua dependendo de controles manuais que o ERP deveria ter eliminado.
O que os dados mostram sobre o problema
A pesquisa Capterra SMB Technology Survey de 2025 mostra que dois terços das empresas ainda dependem principalmente de planilhas manuais para acompanhar a operação, mesmo quando possuem um ERP ativo.
Ou seja, pagar pelo sistema e continuar no Excel não é exceção. É o padrão do mercado.
O que torna esse número ainda mais relevante é o que ele deixa de capturar. Quando o ERP é utilizado de forma plena, o impacto na produtividade é consistente e mensurável.
Segundo a Panorama Consulting Solutions, empresas que implementam e utilizam ERPs de forma completa registram aumento médio de 22% na produtividade geral.
A Nucleus Research vai além e aponta que o ROI de implementações bem executadas varia entre 13% e 30% em ganho de produtividade ao longo do tempo.
A diferença entre esses dois mundos, o da empresa que usa o ERP de verdade e o da empresa que convive com ele sem aproveitá-lo, não está no sistema. Está na forma como ele foi implantado, configurado e sustentado.
Um dado da TOTVS® publicado em abril de 2026 ilustra bem isso: projetos que adotam práticas modernas de gestão de mudança e capacitação conseguem reduzir em 46% o tempo de implantação, o que significa menos tempo de resistência, mais tempo de adoção e resultado aparecendo mais rápido.
O potencial do ERP está lá. O que falta, na maioria dos casos, é o aproveitamento.
Os sinais que o gestor precisa reconhecer
A subutilização do ERP não aparece de uma vez. Ela se instala aos poucos, em camadas, e se normaliza na rotina da empresa até o ponto em que ninguém mais questiona por que certos processos ainda são feitos fora do sistema.
Planilhas paralelas como regra, não como exceção. Quando o time de RH mantém controle de férias em Excel, quando o financeiro exporta dados antes de qualquer análise ou quando o gestor recebe relatórios em PowerPoint montados manualmente a partir de informações do ERP, o sinal é claro. O sistema não está integrado ao processo decisório da empresa. Está sendo usado como banco de dados passivo, não como ferramenta de gestão ativa.
Módulos contratados que ninguém usa. Muitas empresas implantaram o ERP com um conjunto de módulos e, com o tempo, parte deles caiu em desuso por falta de capacitação, por dificuldade de uso ou simplesmente porque o processo foi redesenhado sem considerar o sistema. O módulo está ativo, a licença está sendo paga, mas a funcionalidade não gera nenhum valor.
Decisões tomadas sem dados do ERP. Quando o gestor precisa de uma informação de gestão e o primeiro instinto é ligar para alguém, mandar uma mensagem ou esperar o fechamento do mês, o sistema não está cumprindo seu papel. Um ERP bem configurado e bem utilizado entrega visibilidade em tempo real. Se isso não está acontecendo, algo no uso está errado.
Retrabalho que se repete todo mês. Fechamento de folha com ajustes manuais, conciliações financeiras que precisam de correção, relatórios que chegam com inconsistências e precisam ser revisados antes de ir para o board. Quando essas situações se repetem, o problema raramente está no sistema. Está na forma como ele está sendo usado.
Onboarding de novos usuários que não existe. Quando um novo colaborador começa a usar o ERP, como ele aprende? Se a resposta é “perguntando para um colega” ou “tentando e errando”, o processo de capacitação nunca foi estruturado. E sem capacitação contínua, a subutilização se propaga por toda a empresa conforme o time vai mudando.
Por que isso acontece mesmo em boas implantações
A subutilização não é necessariamente sinal de uma implantação mal feita. Ela pode aparecer mesmo em projetos bem conduzidos, por razões que têm mais a ver com a evolução do negócio do que com falhas do passado.
O negócio cresceu e o sistema não acompanhou. O ERP foi implantado quando a empresa tinha 80 funcionários, um único CNPJ e processos simples. Hoje a empresa tem 400 funcionários, três filiais e processos muito mais complexos. O sistema continua o mesmo da implantação original, com a mesma parametrização, as mesmas integrações e os mesmos relatórios. Naturalmente, ele parou de atender.
A equipe que conhecia o sistema foi embora. Em muitas empresas, o conhecimento do ERP está concentrado em duas ou três pessoas que participaram da implantação original. Quando essas pessoas saem, o conhecimento vai junto. O que fica é um sistema sendo operado na superfície por pessoas que nunca foram capacitadas adequadamente.
Novos processos foram criados fora do sistema. Com o tempo, a empresa desenvolveu processos que o ERP deveria absorver, mas ninguém conectou os dois. O sistema não foi atualizado para refletir a operação atual. O resultado é uma lacuna crescente entre o que o sistema faz e o que a empresa precisa.
Nenhum desses cenários é irreversível. Mas todos exigem uma decisão ativa do gestor para serem endereçados.
Diagnóstico antes de troca: a decisão mais inteligente
Quando o gestor percebe que o ERP não está entregando o que deveria, a primeira reação costuma ser considerar a troca do sistema. É uma decisão compreensível, mas raramente a mais eficiente.
Na maioria dos casos que já acompanhei, o problema não está no sistema. Está na forma como ele está configurado, parametrizado e utilizado.
Um diagnóstico bem feito por alguém que conhece profundamente o ecossistema do ERP consegue identificar quais módulos estão subutilizados, quais integrações estão faltando e quais configurações precisam ser revisadas para que o sistema passe a entregar o que a empresa precisa.
A troca de ERP é um projeto de alto custo, alto risco e longo prazo. Antes de iniciar esse caminho, vale investir em um diagnóstico que responda com clareza: o sistema tem capacidade de atender o que a empresa precisa? Se a resposta for sim, o caminho é evolução, não troca.
É exatamente esse diagnóstico que a MCB Consulting realiza há mais de 20 anos.
Não chegamos a uma empresa para vender um novo sistema. Chegamos para entender o que está acontecendo dentro do que já existe. Mapeamos módulos, processos, parametrizações e integrações com a profundidade de quem já implantou e sustentou mais de 300 projetos no ecossistema TOTVS®. E, na grande maioria dos casos, o que encontramos não é um sistema ruim. É um sistema bom sendo mal aproveitado.
O diagnóstico certo transforma um custo que a empresa já tem em resultado que ela ainda não está capturando.
Converse com nossa equipe para um diagnóstico profundo sobre a boa utilização do seu sistema.
Mariana Cicala Bretas é CEO da MCB Consulting, especialista em ERP TOTVS® com mais de 20 anos de experiência em implantação, evolução e governança digital de sistemas de gestão. À frente de mais de 300 projetos entregues e 250 empresas atendidas, ela e seu time realizam diagnósticos e evoluções do ecossistema TOTVS® para que empresas passem a extrair o real potencial do sistema em que já investiram.
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